ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

¿Qué es organización de eventos?

Son el medio más adecuado para intercambiar puntos de vista sobre temas específicos. Por su complejidad y por la diversidad de personas que en ellos intervienen, exigen una planeación minuciosa, para lograr resultados positivos.

¿Cuál es el objetivo de la organización de eventos?

El objetivo es aproximarse al éxito de los pormenores de un evento aun cuando no es posible prever la totalidad que se pueden presentar en los mismos. Planificar cuidadosamente los detalles y servicios, anticipándonos o solucionar posibles imprevistos.

Cuantas categorías se dan en la organización de eventos nómbrelas y explíquelas.

Las personas que intervienen en los eventos, se clasifican en tres categorías:

Quienes se encargan de su organización: son responsables directamente de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado. Es de vital importancia realizar un trabajo de inducción y capacitación con todas las personas vinculadas al evento como organización.

Quienes tienen a su cargo la parte académica o técnica: denominados conferencistas.

Quienes asisten como receptores: y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos; son estos los participantes o invitados.

Cuáles son las partes que tienen toda la parte de planeación de eventos. Nómbrelas

Toda la planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos.

-       - Definir los objetivos

-       - Programación académica y social

         - Número de asistentes

En qué consiste la organización del evento, cuantos comités hay?

La organización del evento en primera instancia, debe haber un coordinador general del evento con autonomía. Para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienes conjuntamente asignan funciones y elaboraran el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de antelación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.

Hay tres comités que son:

-      - Comité de administración

-       - Comité académico

        - Comité de relaciones públicas

Cuál es el objetivo de la secretaria de un evento

Debe recopilar, clasificar y reservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las memorias, atiende además el eventual diligenciamiento, envió, recibo y tramitación de correspondencia (correo, fax) de los asistentes al evento, así como la recepción y realización de llamadas de los participantes. También elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de listas y confrontación de direcciones, elaborar fichas de inscripción cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos que surjan bajo el evento.

Qué función cumple las relaciones  publicas dentro del evento y cuáles son sus subcomités.

Consiste en dar una buena imagen positiva dentro del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación directa a los participantes y es por esto que debe construir internamente subcomité así:

-       -Promoción y divulgación

-       - Inscripciones

-       - Escarapelas y materiales

-       - Recepción, alojamiento e información

-       - Transporte

-      -  Actos sociales

-       - Protocolo

Cuál es el objetivo de la etapa post- evento

El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre aspectos negativos y positivos relevantes a nivel de evaluación y como pauta para futuros eventos. La manera más objetiva de realizarla  es a través de una reunión con todos los integrantes de los comités.

En qué consiste  las reglas del protocolo, nómbrelas.

Existen reglas que por norma o por tradición se deben seguir dentro de la práctica de las relaciones públicas. Las siguientes son normas comunes a todos los actos, trapenses de inauguración, clausura, aniversario o menciones especiales.

-      - Himnos

-      -  Intervenciones

-       - Mesa principal

-       - Banderas

-      -  Atril

-      -  Acto social

-       - Corte de cinta

-      -  Otras normas protocolarias

PROTOCOLO

PROTOCOLO

Concepto.

Es una regla que guía como una actividad debe realizarse, especialmente en el mundo de la diplomacia. En el  campo de los servicios diplomáticos y gubernamentales el protocolo son a menudo pautas no escritas, tales como especificar el comportamiento apropiado generalmente aceptado en los asuntos del estado y la diplomacia.

El protocolo puede ser un documento o una normativa que establece como se debe actuar en ciertos procedimientos, acciones y técnicas que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones.

 Historia.

Es el conjunto de normas que deben seguirse en los actos públicos solemnes o en cualquier acto social. Según sea la solemnidad del acto y el momento del día en que se desarrolle, determinara la etiqueta a llevar, para evitar la diversificación y tener homogeneidad.

La historia del protocolo está muy llena de exageraciones que podríamos llamar vanidades humanas, que han tenido su origen por diferentes razones como el despotismo, el poderío militar de algunos pueblos o el progreso material de otros lo cual daba a esta materia una verdadera complejidad al introducir desavenencias o disputas entre los pueblos que en ocasiones terminaron en guerras en especial en ciertos países orientales, por el despotismo de las cortes y por su etiqueta igualmente despótica. El protocolo ha existido desde los tiempos más remotos.

Confucio vivió 500 años antes de Cristo y plasmó el pensamiento y las costumbres de la nación china. Uno de sus principales biógrafos, Max Eastman, dice que Confucio desde niño mostró gran inclinación por toda clase de ritos y ceremonias. Ya en la edad madura, deseoso de hacerse experto en todo lo relativo al ceremonial, dejó la pequeña provincia de Lu para trasladarse a la capital con el fin de estudiar las reglas de la etiqueta. Estableció un paralelo entre la moral y los buenos modales, la etiqueta y ceremonial.

Clases.

 - Protocolo Empresarial

 - Protocolo Gubernamental

 - Protocolo Eclesiástico

 - Protocolo Militar

 - Protocolo Deportivo

 - Protocolo Notarial

 - Protocolo Social

 - Protocolo Diplomático

 - Protocolo Familiar

Protocolo Empresarial:

El protocolo se puede definir como código tácito que define la manera adecuada de interactuar con los miembros de una empresa, que tiene antecedentes en su cultura, y que marca pautas en el (i) estilo de comunicación, (ii) imagen y presentación personal, (iii) respeto a la jerarquía (relaciones entre superiores y subalternos, o entre clientes y proveedores), (iv.) cortesía telefónica, y (v) manejo de la red y de las herramientas de trabajo, entre otros. Los estudiantes y profesionales recién egresados que no han tenido experiencias laborales, y aún los profesionales con varios años de experiencia, deben ajustar su conducta al código de comportamiento de la empresa para responder de manera empática a la cultura de la organización en la que aspiran trabajar.

Protocolo Eclesiástico:

El protocolo religioso contempla multitud de ceremonias y ritos Centrándonos en la iglesia católica, el PAPA, en su orden jerárquico se sitúa como el principal miembro, recibe el tratamiento de su Santidad, santísimo padre, beatísimo padre, santo padre o sumo pontífice. Le siguen los cardenales o príncipes de la iglesia, se les llama por eminencia reverendísima, le siguen los arzobispos y obispos, llamados por Excelencia reverendísima.

 Protocolo Deportivo.

 - Importancia como medio de relación social

 - Mismas normas básicas que otros eventos.

 - Presidencia y precedencias

Tener en cuenta:

 - Lugar de celebración

 - Seguridad

 - Planes de emergencia

 - Afluencia de público

 - Medios de comunicación

 - Programación

Protocolo Universitario.

 - Rico en simbologías y ceremonia.

 - Cada facultad posee color y traje académico.

 - Habitualmente existe jefe de protocolo.

Protocolo Social.

 - Uso diario

 - Las personas que nos rodeas y convivimos

 - Saludos: apretón de manos o besos

 -  Expresiones corporales y orales

 - Autoridades y jerarquías.

 - Manías: dedo meñique, palillos y chicles.

 - Modales: Puertas y transporte público.

 - Educación: Puntualidad 

 - A la mesa.

Protocolo en la Correspondencia:

A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. Como dijimos en el capítulo de hablar por teléfono la carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. 

Tarjetas: A la hora de utilizar y confeccionar tarjetas de visita, deberemos analizar el uso de las mismas: personal o profesional. El formato más utilizado para ambos casos es la tarjeta de 9,5 de ancho por 5,5 de alto (cms). El color siempre blanco o marfil, para tarjetas personales, y para uso profesional/empresarial, se pueden admitir diseños y colores mucho más atrevidos.

 Cartas: Es evidente que el uso de las nuevas tecnologías está dejando a un lado la práctica de escribir cartas tradicionales, de nuestro puño y letra. Aunque antes de la "popularización" de los ordenadores personales, el teléfono ya había dado un importante "golpe" a este medio de comunicación: la carta manuscrita. No obstante, aún seguimos utilizando este medio para determinadas ocasiones que ahora veremos. Con respecto a cómo realizar una carta (tratamientos, membrete, fecha, destinatario, cuerpo, despedida, Antefirma y firma) puede ver en este mismo capítulo de la correspondencia, el tema correspondiente donde se explica con detalle.

Portafolio de servicio: Un portafolio de servicios es un documento en el cual se contempla la información básica y precisa de una empresa. Mediante el Portafolio de Servicios, la empresa da a conocer en forma detallada las cosas, elementos, productos y servicios que ofrece a sus clientes. También se puede denominar cartera de servicios, y su significado es lo mismo.

Normas Técnicas Colombianas para la Elaboración de Documentos Comerciales:

 Se pude definir que las normas Icontec son pautas muy importantes a la hora de la presentación de un escrito, ya sea en trabajos, tesis, monografías, proyectos, ensayos, informes, etc. Ya que lo que se quiere llegar a obtener es un escrito con buena presentación, tanto estética como ortográficamente, verificando unas márgenes, espacios y signos de puntuación. Teniendo en cuenta lo que son en la portada, el titulo claro y conciso del tema que se vaya a tratar, realizar una tabla de contenido sobre los temas, introducción, conclusión, notas de pie de página, cuerpo del trabajo, bibliografía, referencias, anexos, recomendaciones.

Normas de Calidad, Aplicadas a la Elaboración y Presentación de Documentos:

Elaboración de documentos te es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar un documento o comunicación escrita, como se es llamada en el ámbito de las empresas, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados .Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente.

LA COMUNICACIÓN

LA COMUNICACIÓN

Concepto de la comunicación

Es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra, alterando el estado de conocimiento de la entidad receptora. Los proceso de comunicación don interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten una misma receptoría  de los signos y tienen unas reglas semióticas comunes.

Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como (el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales). Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canaliza hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta. 

Historia de la comunicación

Desde que el hombre apareció en el mundo, tuvo la necesidad de comunicarse con sus semejantes y con todos los que los rodeaban, no se usaba el lenguaje como tal, así como hoy en día, pero,  lo que sí es seguro es que de alguna manera tenía que comunicarse con los demás. Esto lo hacía a través de sonidos, señales, gruñidos, gestos, gritos y demás.

Se comunicaban de manera visual a través de pinturas en las paredes de las cuevas, para enviar mensajes utilizando signos y símbolos para designar una tribu o una pertenencia.

Elementos  de la comunicación  

El objetivo principal de todo sistema es adaptarse a la comunicación, es intercambiar información entre dos entidades. Otro posible ejemplo consiste en el intercambio de señales de voz entre dos teléfonos a través de la misma red anterior. Los elementos claves de este modelo son:

 - Fuente o transmisor (remitente): Este dispositivo genera los datos a transmitir, por ejemplo, teléfonos o computadores personales.

 - Transmisor: Transforma y codifica la información, generando señales electromagnéticas.

- Sistema de transmisión: Puede ser desde una sencilla línea de transmisión.

 - Receptor: Acepta la señal proveniente del sistema de transmisión y la transforma de tal manera que puede ser manejada.

Clases de comunicación  

Las  clases de comunicación son:

Lingüística: llamada también verbal se efectúa a través de palabras, frases, clausulas, oraciones etc. Que los expresa de manera oral, nos encontramos frente a la comunicación lingüista oral.

No lingüística: no verbal, es un tipo de comunicación que comprende diversas formas:

 - Visuales: no son formas orales y escritas.

 - Auditivos: son manifestaciones que se pueden escuchar.

 - Táctil: el tipo de comunicación no lingüística que se vale del tacto. Para producir o comprender mensajes.

  - Olfativa: aunque no está bien difundido, parece haberse codificado un lenguaje de los olores.

ASPECTO CORPORAL

ASPECTO CORPORAL

Concepto

Abarca el cuerpo, mente, afectividad, espiritualidad y comportamiento. Estos aspectos caracterizan su personalidad porque este influye en sus relaciones interpersonales.

¿Qué es la piel?

Es el órgano más extenso del cuerpo, al que recubre en su totalidad.

Las características de la piel son:

- Regula la temperatura corporal

- Almacena agua y grasa

- Evita la perdida de agua

- Previene la entrada de bacterias.

Cuidado del cabello

Es importante mantenerlo limpio; lavarlo de dos a tres veces por semana con shampoo suave y de buena calidad que no lo reseque ni altere su textura natural.

Cuidado del rostro

La piel necesita, ante todo, estar siempre bien hidratada para que no se arrugue y tenga mal aspecto. Por eso mismo, no dudes en emplear cremas o mascarillas si notas que tu piel tiene una clara tendencia a secarse. Puedes efectuar diversas preparaciones caseras para que tu rostro luzca de mejor manera. El aloe vera, el pepino, el yogur o el limón son algunos de los ingredientes que pueden ayudarte para tal fin.

Salud

La salud es un alto nivel de bienestar, un método integrado de funcionamiento orientado hacia máximar el potencial de que el individuo es capaz. Requiere que el individuo mantenga un continuo balance y de dirección con propósito dentro del ambiente en que está funcionando. Comprende tres dimensiones: orgánica o física, psicológicas y social. El ser humano ocupa una máxima posición en las tres dimensiones para gozar de buena salud o tener alto grado de bienestar, la cual dependerá en gran medida del ambiente que lo rodea.